Chaque utilisateur possède un statut ( visiteur, usager, gestionnaire d'utilisateur ou Administrateur). En plus de son statut l'utilisateur peut avoir des privilèges supplémentaire (Gestionnaire de ressource, administrateur de domaine...) .
L'administrateur a accès à l’ensemble des fonctionnalités de l’application : il gère les ressources, la base de données et les autres utilisateurs. Il peut tout voir, réserver et modifier ou effacer toutes les réservations. Il a accès à l'ensemble des paramètres de configuration de GRR.
Lorsque la fonctionnalité "multi-sites" est activée, il est possible de définir des "sites", qui sont des unités qui regroupent des domaines. Il est alors possible de définir des administrateurs de sites. En plus de ses droits normaux, l'administrateur d'un site a la possibilité de gérer entièrement un site : création, suppression, modification d'un domaine ou d'une ressource, ajout et suppression de gestionnaires des réservations, d'administrateur de domaines, gestion des mails automatiques.
Un administrateur de domaines est à la base un « usager » (voir plus bas) à qui l'administrateur a donné des droits supplémentaires pour administrer tel ou tel domaine.
Concernant les domaines dont ils ont la charge, les administrateurs restreints peuvent, pour le(s) domaine(s) qu'ils administrent :
Un gestionnaire est à la base un « usager » (voir plus bas) à qui l'administrateur a donné des droits supplémentaires pour gérer telle ou telle ressource.
Concernant les ressources dont ils ont la charge, les gestionnaires peuvent :
Un usager :
Pour les domaines à accès restreint, seuls les usagers spécifiés par l'administrateur y ont accès. Les usagers autorisés y ont alors les mêmes possibilités que dans les domaines publics. Par défaut, un usager (ni même un gestionnaire ou un administrateur restreint de domaines) ne peut effectuer une réservation dans le passé, ni modifier ou supprimer une réservation passée. Seul l'administrateur a cette possibilité. Il est néanmoins possible de permettre, pour une ressource donnée, la réservation dans le passé ainsi que les modifications/suppressions de réservations passées.
Le gestionnaire d'utilisateurs, en plus des possibilités d'un usager normal peut :
Un « visiteur » peut voir les réservations dans les domaines publics (et dans les domaines à accès restreints selon la configuration) ainsi que le détail des réservations mais ne peut ni réserver, ni effacer, ni modifier une réservation. Le visiteur n'a pas accès à son compte et ne peut donc pas modifier son mot de passe. Selon le paramétrage dans la configuration générale, le visiteur a ou non accès à l'outil "Recherche - Rapports - Statistiques".